Ogólne informacje na temat sklepu Magento

Pierwsze rozmowy z klientem sugerowały, że będzie to proste wdrożenie sklepu Magento. Jednak warunki prawne oraz pomysł biznesowy, który ewaluował wraz z wdrożeniem dość mocno skomplikowały proces na szczęście wszystko skończyło się sukcesem. W projekcie brało udział kilka firm:
  1. 21w.pl - firma wdrażająca sklep internetowy Magento oraz koordynująca pracę pozostałych firm w obszarach współdziałania poszczególnych aplikacji.
  2. OPTeam - firma wdrażająca oprogramowanie Comarch ERP Optima oraz serwery.
  3. CDN Partner - firma wdrażająca aplikację IntegraERP odpowiedzialną za wymianę danych pomiędzy sklepem Magento a systemem ERP.

Podstawowe założenia

Jednym z głównych założeń było uzyskanie efektu zarządzania sprzedażą oraz obsługą klientów z poziomu aplikacji ERP. Optima stała się źródłem danych dla sklepu internetowego (produkty oraz ich podział kategorii). Dodatkowo z aplikacji ERP do sklepu przekazywane będą aktualne stany magazynowe oraz ceny produktów. Ostatnim pakietem danych przekazywanych z ERP do Magento są statusy realizowanych zamówień. Pozornie wszystko wydaję się proste gdy jednak zagłębimy się w szczegóły tych kilku zdań powstaje wiele pytań na które z pewnością odpowiedzą poniższe tabele opisujące zachodzące procesy biznesowe i integracyjne: Tabela 1. Przyjęcie zamówienia z sklepu internetowego do aplikacji ERP PozycjaInformacje szczegółowe Nazwa procesu Zebranie zamówienia  od  Klienta Indywidualnego . Cel procesu Celem procesu jest zebranie  i zapisanie zamówienia składanego przez  Klienta detalicznego  na asortyment oferowany na sklepie internetowym Kluczowe działania w ramach procesu
  • Zapis  zamówienia  w  aplikacji Magento,
  • Odwzorowanie   złożonego zamówienia w   systemie COMARCH OPTIMA.
  • System powiadomienia o  statusie złożonego zamówienia.
Oczekiwane wsparcie przez system IT
  • Automatyzacja zapisu  dokumentu zamówienia
  • Informacja  do  Klienta o statusie realizacji zamówienia
  • Rejestracja płatności i rozliczenia  związanego z dokumentem zamówienia
  • Magazyn – wejście: nadawanie kodów, zamawianie, stany minimalne, plany zakupów do produkcji itp.,
Punkty  wspólne z  innymi systemami
  • Synchronizacja  listy kart towarowych  pomiędzy   bazą  aplikacji ERP a  bazą danych aplikacji Magento
  • Synchronizacja  powinna być  różnicowa
  • Synchronizacja  powinna umożliwić   przekazanie tylko zaznaczonych kart towarowych do sklepu internetowego Magento
  • Synchronizacja  w tym zakresie jest jednokierunkowa  od strony  COMARCH OPTIMA do Magento.
  • Synchronizacja powinna wykonywać się   automatycznie raz na dobę jak również   powinna być opcja na żądanie.
  • Synchronizacja powinna obejmować przyporządkowanie   do  struktury grup towarowych w systemie ERP
  • Synchronizacja  powinna obejmować  cenę detaliczna  ( definicja na poziomie COMARCH OPTIMA
  • Struktura grup towarowych  zostanie przeniesiona z systemu ERP do Magento w sposób 1:1
  • Informacje   o stanach magazynowych  maja charakter  informacyjny służący do zdefiniowania systemu  informacji  o dostępności w aplikacji Magento
Zidentyfikowane przykładowe obiegi i dokumenty
  • Lista towarowa
  • Zamówienie  w systemie OPTIMA ( Rezerwacja Towaru)
  • Karta  kontrahenta
  • Miejsce wysyłki towaru – adres wysyłki ( często zbieżny z adresem kontrahenta)
Zadania
  • Mapowanie   ustawień sklepu Magento
  • Uruchomienie   i konfiguracja sklepu Magento  wg uzgodnień
  • Konfiguracja  aplikacji INTEGRA
  • Przygotowanie  Synchronizacji  listy towarowej
  • Udostępnienie  danych na temat stanów magazynowych
  • Przejecie  danych  w  zakresie stanów magazynowych
  • Przygotowanie struktury grup towarowych w   COMARCH OPTIMA
Tabela 2. Sprzedaż / Wystawienie Faktury (paragonu). PozycjaInformacje szczegółowe Nazwa procesu Sprzedaż  zamówionego towaru Cel procesu Celem procesu  jest automatyczne wytworzenie dokumentu sprzedaży ( faktury lub paragonu) Kluczowe działania w ramach procesu
  • Na podstawie  za ewidencjonowanego  zamówienia ( rezerwacji) w bazie OPTIMA wygenerowanie  automatycznie dokumentu sprzedaży
  • Zainicjowanie   wystawienia   dokumentu   sprzedaży  po automatycznym przyjęciu towaru na magazyn
Oczekiwane wsparcie przez system IT Utworzenie automatyczne dokumentu sprzedaży w systemie OPTIMA   zaraz po za ewidencjonowaniu   przyjęcia asortymentu dokumentem PZ na wskazany magazyn w systemie OPTIMA Punkty  wspólne z  innymi systemami Zidentyfikowane przykładowe obiegi i dokumenty
  • Faktura  Sprzedaży
  • Paragon
  • Dokument PZ
Zadania
  • Przygotowanie  mechanizmu automatycznego   generowania dokumentu sprzedaży